[Seminário] Ferramentas para Gerência de Projetos

Seminário - TADS 5 FAC 3 - Eng. de Software e GP -
Resumo
Ferramentas para Gerência de Projetos

Nome: Tiago Luis RA: 0924437995
Nome: Wilian Gomes RA:0919453818


Campinas, 03 de Fevereiro de 2011

Características Gerais da Ferramenta

 Nome: MS PROJECT
 Tipo: Gerência de Projetos.
 Interface Gráfica: Simples
 Tipo de Licença: Paga
 Acessibilidade: Desktop
 Intercambio: Gannt Project
 Utilitários: Calendário
 Emissões: Relatórios

• Descrição
• O Microsoft Project Professional é um programa da linha Office que tem como principal objetivo tornar o gerenciamento de tarefas e equipes um processo mais fácil. Com ele, pode-se montar um quadro completo de objetivos que devem ser alcançados por cada membro de uma empresa, incluindo tempo de duração de cada projeto e a quem ele deve ser atribuído. O software é especialmente útil quando se trabalha com prazos muito apertados, em que a diferença de alguns dias ou até mesmo horas podem prejudicar totalmente os resultados obtidos. Além de atribuir limites de tempo para o início e o fim de um projeto, pode-se atribuir a lista de recursos e pessoal disponível, tudo isso de forma descomplicada.
• Para facilitar o gerenciamento de dados, o programa dispõe de diversos modos de visualização, incluindo o diagrama de Gantt, tarefas no formato de calendário e gráficos que indicam a evolução das diferentes tarefas. Além disso, ele conta com um prático sistema de estatística que permite pensar em formas de melhorar a gerência de tarefas, repensar prazos ou até mesmo dispensar funcionários incapazes de cumprir os limites de tempo estabelecidos.

Requisitos
• Ms Project é uma ferramenta desktop, portanto, precisa ser instalada na máquina do usuário, como é desenvolvida em Java, pode rodar sobre várias plataformas, como GNU/Linux, Microsoft Windows, e outras plataformas suportadas pela JRE.

Registro e Licenciamento

• Para realizar o download do Microsoft Project Professional e instalá-lo em seu computador é preciso ter uma identidade na Live da Microsoft.
• Alguns sites disponibilizam o download do software porem os links trata-se de uma ferramenta gratuita somente para teste no periodo de 60 dias

Instalação
• Após efetuar o download deve efetuar o registro para avaliação, anotar a chave do produto (Product key) para referencia futura, em seguida você recebera 3 emails com recursos para guiá-lo no manuseio da ferramenta.

Observações
• O Microsoft Project Professional é o tipo de programa que dispõe de tantas opções que chega a surpreender até mesmo quem já o utiliza há muito tempo. Ao permitir trabalhos a partir do zero ou planilhas pré-existentes, o aplicativo se mostra uma opção muito versátil, capaz de gerenciar totalmente o desempenho de uma empresa de qualquer porte.

CRIANDO UM PROJETO SIMPLES

Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. O exemplo abaixo se refere às etapas de construção de uma pequena casa, sua duração (está apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

Código Atividade Precedência Imediata Tempo
(Horas)
A Verificar partes com defeito (com a máquina em operação) - 8
B Desmontar a máquina deixando as partes sobre a fundação A 10
C Transportar partes da máquina até a oficina de reparo B 4
D Desmontar fundação antiga C 6
E Consertar as partes da máquina na oficina C 18
F Construir nova fundação D 15
G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4
H Montar a máquina G 15
I Posicionar máquina montada sobre a nova fundação H, F 3
J Efetuar os teste finais I 2

Criando um Novo Projeto

O processo de criação de um novo projeto no MS Project segue o padrão dos demais programas da Microsoft. Após abrir o programa, você já estará em um novo projeto. Entretanto, a tela de inicial de informações sobre o projeto não é apresentada. Para isso, no Menu Principal, clique na opção Project (Projeto) e selecione Project Information... (Informação sobre o Projeto...). Estando em um projeto existente ou se quiser iniciar um outro projeto, clique na opção File (Arquivo) do Menu Principal e depois selecione New (Novo). Será criado um projeto em branco e a tela inicial de informações sobre o projeto será apresentada.

Nesta tela você deverá fornecer a data de início (Start date) e/ou término (Finish date) do projeto, que data considerar para início da agenda (Schedule from), a data atual (Current date), a data de status (Status date), o calendário (Calendar) e a prioridade do projeto.

  Start date (Data de início) – data de início do projeto
  Finish date (Data de término) – data de término do projeto. Inicialmente contém a data atual. Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”, deve-se preencher este campo e também o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir.
  Schedule from (Agendar a partir de) – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção.
• • Project Start Date (Data de Início do Projeto): os cálculos são feitos do início para o final da rede
• • Project Finish Date (Data de Término do Projeto): os cálculos são efetuados do fim para o início da rede.
  Current date (Data atual) – data atual de acordo com o relógio do computador
  Status date (Data de status) – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos)
  Calendar (Calendário) – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00 às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário – conforme apresentado na seção Calendário de Trabalho (pág. 19)
  Priority (Prioridade) – indica a prioridade do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro.

O botão Statistics... apresenta estatísticas sobre o projeto, tais como: data de início e término, duração, trabalho e custo – para maiores detalhes.

É importante notar que você pode criar um projeto dando como ponto de partida a data de início desejada ou a data de término. Neste último caso, o MS Project parte da data em que o projeto deverá estar pronto e vai retroagindo. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de modo que o prazo seja cumprido.

Após preenchida esta tela inicial, será apresentada a tela de entrada de dados. Aumente a parte visível da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a direita.

Feito isso, agora é só digitar os dados do projeto. Clique na coluna Task Name (Nome da Tarefa), na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade. Depois clique na coluna Duration (Duração) ou pressione a tecla TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número seguido de uma letra. A letra indica a unidade de tempo a ser considerada, de acordo com a tabela abaixo:

Unidade de tempo Letra a utilizar
Minutos m
Horas h
Dias d
Semanas s
Meses me
Anos an


Para a primeira atividade, por exemplo, digite 8h, indicando duração de 8 horas. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atividade, você pode digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que trata-se de estimativa. Quando possuir o valor correto, basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”.

Observe que ao digitar o tempo de duração, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Start (Início) e Finish (Término). Portanto, você não deve digitar nada nestas colunas. A próxima coluna a digitar é a Predecessors (Predecessoras). Nesta coluna, digite o código da(s) atividade(s) precedente(s) à que você está cadastrando. Caso haja mais de uma atividade precedente, separe-as com ponto-e-vírgula (;).

A coluna seguinte é a Resource Names (Nome dos Recursos). Nesta coluna deverá ser informado o nome dos recursos a serem utilizados para a realização das atividades. Como no nosso exemplo não faremos alocação de recursos, esta coluna será explicada mais adiante.

Observe agora a Área Gráfica (ao lado da planilha) e veja que o MS Project automaticamente vai montando o Gráfico de Gantt. À medida em que você informa cada atividade, ela vai sendo plotada no gráfico, bem como a indicação das relações de precedência entre elas.

O Diagrama da Rede

Além do Gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). Para isso, na Barra de Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama da Rede).

Salvando o Projeto

Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft):

  Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções
  Selecione a opção Save (Salvar)
  Digite o nome do arquivo
  Clique no botão Save (Salvar)

Após clicar no botão Save (Salvar), o MS Project apresentará a seguinte janela:

Salvamento Automático

O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a opção Options... (Opções...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempo desejado (em minutos). Este procedimento é importante, pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem “Este programa efetuou uma operação ilegal e será fechado”) o seu trabalho não será totalmente perdido.

A DURAÇÃO DO PROJETO

Após fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua duração total. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. Para acessá-la, clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opção Project Information (Informações sobre o projeto) – observe que esta é a tela apresentada ao iniciar-se um projeto – e clique no botão Statistics... (Estatísticas...). apresenta a tela de Estatísticas.



O MS Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. Para isso são utilizadas as Informações sobre o projeto.


Cálculos de Datas no MS Project

No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes:
Início: Early Start (Início Mais Cedo) – primeira data de início
Término: Early Finish (Término Mais Cedo) – primeira data de término
Início atrasado: Late Start (Início Atrasado) – última data de início
Término atrasado: Late Finish (Término Mais Tarde) – última data de término

Calendário de Trabalho

As informações referentes aos dias e horários de trabalho constituem o que se chama Calendário de Trabalho. Para acessá-las, clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Change Working Time... (Alterar o período de trabalho...). deverá aparecer uma tela como a apresentada na


Observação:
É possível informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. Neste caso, deve-se digitar, por exemplo, 3dd no campo Duração da citada tarefa.



Modelo Probabilístico

O MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 deverá aparecer.


Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão:
  Duração Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padrão = 1
  Duração Esperada (Expected Duration) - DE: Peso padrão = 4
  Duração Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP: Peso padrão = 1

Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Toolbars (Barras de Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Análise PERT). Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão Set PERT Weights (Níveis de importância PERT). A partir da duração definida, o MS Project calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira:

DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6

Quando o cálculo é solicitado – clique no botão Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.

CUSTOS

Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:

  Custo fixo da tarefa;
  Custo dos recursos que estão alocados às tarefas

Custos Fixos

Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost).


As colunas da tabelas têm o seguinte significado:

  Fixed Cost (Custo Fixo):
• • Para atividades planejadas é igual ao custo planejado
• • Para atividades completadas é igual ao custo real
• • Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real
  Fixed Cost Accural (Acumulação de Custo Fixo): têm-se as seguintes opções:
• • Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa;
• • End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa;
• • Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.
  Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos);
  Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total);
  Variance (Variação): representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo;
  Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa;
  Remaining (Restante): custo restante

Um Exemplo de Custo Fixo
Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informações de custo, como mostra a tabela abaixo:
Código Atividade Precedência Imediata Tempo
(Horas) Custos
(R$)
A Verificar partes com defeito (com a máquina em operação) - 8 40
B Desmontar a máquina deixando as partes sobre a fundação A 10 300
C Transportar partes da máquina até a oficina de reparo B 4 90
D Desmontar fundação antiga C 6 180
E Consertar as partes da máquina na oficina C 18 500
F Construir nova fundação D 15 930
G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4 90
H Montar a máquina G 15 600
I Posicionar máquina montada sobre a nova fundação H, F 3 150
J Efetuar os teste finais I 2 10


Para entrar com as informações de custo, siga as opções apresentadas no item Custos Fixos. Aparecerá a tela da Figura 2.15 e você deverá digitar os dados na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passará a considerar as informações de custo do seu projeto.



RELATÓRIOS

Diversos relatórios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contêm uma série de informações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para acessar as opções de relatórios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione a opção Reports... (Relatórios...). Aparecerá uma janela como a mostrada na Figura 5.1:



Esta janela apresenta as categorias de relatórios. Clicando na categoria desejada, você poderá ver as opções de relatório propriamente ditas clicando no botão Select (Selecione). São as seguintes as categorias e respectivos relatórios disponíveis:

  Overview (Visão Geral) – fornecem uma visão geral do projeto
  Project summary (Resumo do projeto)
  Top-Level Tasks (Tarefas de nível superior)
  Critical Tasks (Tarefas críticas)
  Milestones (Etapas)
  Working Days (Dias úteis)
  Current Activities (Tarefas Atuais)
  Unstarted Tasks (Tarefas não iniciadas)
  Tasks started soon (Tarefas com início breve)
  Tasks in Progress (Tarefas em andamento)
  Completed Tasks (Tarefas concluídas)
  Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado)
  Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para a frente devido a um atraso de outras tarefas
  Costs (Custos)
  Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuída no tempo
  Budget (Orçamento): listagem das tarefas, atribuições, seus custos, datas etc.
  Overbudget Tasks (Tarefas com orçamento estourado)
  Overbudget Resources (Recursos com orçamento estourado)
  Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto
  Assignments (Atribuições)
  Who Does What (Quem faz o que)
  Who Does What When (Quem faz o que quando)
  To-do List
  Overallocated Resources
  Workload (Carga de Trabalho)
  Task Usage
  Resource Usage
  Custom (Personalizados)

Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatório a imprimir, clique no botão Select (Selecione) e o relatório será emitido. Primeiramente, será apresentado na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no botão Print... (Imprimir...), que aparece no alto da tela.






O GanttProject.org é um software gratuito e OpenSource.

Sua utilidade é gerenciar projetos. O software foi desenvolvido por universitários Franceses.

Características Gerais da Ferramenta

Descrição: Ferramenta de gerência de projetos, que possibilita sua utilização através do gráfico de Gantt.

Sistema Operacional: GNU/Linux – Microsoft Windows - MacOSX
Requisitos de Sistema: Java instalado na máquina em que será utilizada a ferramenta.

Requisitos de Usuário: Conhecimentos básicos de inglês.

Interface: Interface gráfica desktop.

Licença: Open Source

Download: http://www.ganttproject.biz/download

Plataforma: Desktop

Registro e Licenciamento

O GanttProject é uma ferramenta Open Source, e tem seu core e plugins licenciados através da GPL 2.0, podendo ser utilizada por qualquer usuário, desde que respeitando a sua licença.

Não é necessário qualquer cadastro para a utilização da ferramenta.

O GanttProject é uma ferramenta Open Source, e tem seu core e plugins licenciados através da GPL 2.0, podendo ser utilizada por qualquer usuário, desde que respeitando a sua licença.

Não é necessário qualquer cadastro para a utilização da ferramenta.

Instalacao



Para instalar o GanttProject, é só fazer o download do arquivo ZIP no site
http://ganttproject.sourceforge.net/download.php ou o executável ou ainda o RPM.


Criando um novo projeto

Ao clicar em Projeto – Novo, uma segunda janela aparecerá, onde existe 3 passos para atribuir ao projeto:
- Nome
- Organização
- Link para a web
- Descrição do seu projeto
- Calendário.

Recursos (Pessoas)

Os recursos do GanttProject são pessoas que estarão disponíveis ao projeto, sendo possível:
- Adicionar
- Excluir
- Acessar as propriedades
- Enviar e-mail e importar.

Tarefas

O projeto pode ser dividido em várias tarefas, que também podem ser subdivididas, para fins de uma melhor organização.

Ao acessa as “Propriedades da Tarefa”

O usuario pode:
- Criar
- Excluir
- Editar

RECOMENDAÇÕES

Conforme dissemos na apresentação, este trabalho apresenta apenas uma pequena parte dos diversos recursos disponíveis pelo MS Project. Caberá a você verificar as diversas opções existentes e suas aplicações. Para isso, conte com a ajuda de livros ou cursos específicos.


BIBLIOGRAFIA


Este trabalho foi baseado e contém trechos do seguinte livro:
PRADO, Darci. Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1998



Apresentação desenvolvida pelos universitários do curso de Analise de Sistemas

William Ribeiro do Ra.: 0919453818
Tiago Pinto do Ra.:0924437995